一、公文的分類
1.根據(jù)國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的新的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，目前我國通用的國家行政機關(guān)公文共有13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要。
2.按照行文關(guān)系又可分為下行文、上行文和平行文。
?。?）下行文
凡是上級機關(guān)向下屬機關(guān)發(fā)送的公文，稱為下行文，如命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、批復(fù)和意見等。
?。?）上行文
凡是下級機關(guān)向上級機關(guān)呈送的公文，稱為上行文，如報告、請示等。
?。?）平行文
平級機關(guān)或者不相隸屬的機關(guān)之間，由于工作需要相互往來的公文，稱為平行文，如函、議案，包括某些通知等。
3.按照性質(zhì)作用又可分為命令性公文、指導(dǎo)性公文、決定性公文、知照性公文、呈請性公文、商洽性公文、記錄性公文。
二、公文的構(gòu)成
公文名稱+發(fā)文字號+份數(shù)序號+秘密等級和保密期限+緊急程度+簽發(fā)人+公文標題+主送機關(guān)+正文+（附件）+簽發(fā)機關(guān)印章或簽署+成文日期+……。
?。?）公文名稱：位于眉首的中央，由發(fā)文機關(guān)的全稱或規(guī)范化的簡稱加“文件”二字組成，如“國務(wù)院文件”；如果是兩個或兩個以上機關(guān)聯(lián)合行文的，主辦機關(guān)名稱在上，其余排列于后；報告、請示和一些事務(wù)性公文，可以只用發(fā)文機關(guān)名稱加文種（用圓括號括起來），如“××大學(xué)（通知）”。
?。?）發(fā)文字號：位于公文名稱的正下方、文頭底線之上，是發(fā)文機關(guān)對其制發(fā)的公文依次編排的代碼，由機關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成。如上海市人民政府的文件發(fā)文字號是“滬府發(fā)[2001]10號”（“滬府”表示上海市人民政府，“[2001]”表示2001年度，“10號”表示這一年的發(fā)文順序號）。
?。?）份數(shù)編號：同一公文如印制若干份時，一般應(yīng)標明份數(shù)序號，一般用阿拉伯?dāng)?shù)字標識于眉首頂格左上端，其標法是“000001”。
?。?）簽發(fā)人：在向上呈報的公文中，應(yīng)當(dāng)標明核準并簽發(fā)文稿內(nèi)機關(guān)負責(zé)人姓名，表明公文的具體責(zé)任者。簽發(fā)人標志的位置在發(fā)文字號同一行的右側(cè)，空兩格書寫“簽發(fā)人：×××”。
（5）公文標題的基本組成：發(fā)文機關(guān)名稱（可省略）+發(fā)文事由（可省略）+文種。如《國務(wù)院關(guān)于實施西部大開發(fā)若干政策措施的通知》。
三、常見行政公文的適用范圍
?。?）決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。
?。?）通告：適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。
?。?）通知：適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要相關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。
?。?）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。
?。?）報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。
（6）請示：適用于向上級相關(guān)請求指示、批準。
?。?）批復(fù)：適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。
（8）函：適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。
四、決定與決議的區(qū)別
（1）決定可以由會議做出，也可以由領(lǐng)導(dǎo)集體做出；而決議必須由會議審議通過，所以在決議的標題下應(yīng)有題注，標明決議通過的時間和會議全稱。
?。?）決定和決議都是決策性公文，一般來說，決定偏重于務(wù)實，決議偏重于務(wù)虛，決議的理論性強。有些決議，如黨在1981年十一屆六中全會通過的《關(guān)于建國以來黨的若干歷史問題的決議》，實際上是重要的歷史文獻。
五、公告與通告的區(qū)別
（1）從制發(fā)者的級別來看，公告高于通告。公告的制發(fā)者主要是黨和國家高級機關(guān)。通告則不然，上至黨和國家的高級機關(guān)，下至基層機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位，都可使用。
?。?）從公布的內(nèi)容和告知事項的重要程度來看，公告高于通告。公告主要是鄭重宣布重要事項或者法定事項，通告主要是用于發(fā)布應(yīng)當(dāng)遵守所周知的事項。
?。?）從公布的范圍來看，公告大于通告，公告是向國內(nèi)外宣布，范圍很廣。通告是在一定范圍內(nèi)發(fā)布，主要針對社會的某一方面。
?。?）從文字長短程度來看，公告一般短于通告。
六、通知與指示的區(qū)別
（1）通知側(cè)重于要求下級機關(guān)知曉、辦理或執(zhí)行某些事項，所作安排較具體；指示側(cè)重于向下級機關(guān)闡明工作活動的指導(dǎo)原則，要求下級機關(guān)結(jié)合實際情況貫徹執(zhí)行，所作安排較原則。
?。?）通知是從中央到地方，從機關(guān)到企事業(yè)單位都能使用的文種；指示一般只能由國務(wù)院及各部委、省自治區(qū)直轄市人民政府發(fā)布，而且必須是重大事項才能使用，一般行政機關(guān)及企事業(yè)單位不能使用。
七、通報、通知與通告的區(qū)別
?。?）告知的范圍不同：通報和通知屬于機關(guān)內(nèi)部公文，一般都有受文機關(guān)，有些還需保密。通告則屬周知性公文，可以張貼甚至廣播、登報。
?。?）告知的內(nèi)容不同：通報可以用來表彰先進，批評錯誤，而通知、通告不具備這一功能。通知可以用來轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文，發(fā)布規(guī)章制度，任免、聘用干部，通報和通告不具備這一功能。
?。?）告知的時機不同：通告和通知告知的是“事項”，一般是在事前或事初告知，二者的區(qū)別在于告知的范圍有大小。通報告知的是“情況”，只有在事后才能告知。
八、報告與請示的區(qū)別
?。?）行文時間不同。報告是為了讓上級機關(guān)了解和掌握情況，它所涉及的工作或事項，可能尚未進行或辦理，可能正在進行或辦理，也可能已經(jīng)完成或辦畢。因此，報告可以在事前、事中或事后行文。而請示中的工作或事項，必須經(jīng)過上級機關(guān)審核、批準后方能實施、辦理。因此，請示必須事前行文，切不可“先斬后奏”。毛澤東說過：“事前請示、事后報告”。
?。?）行文內(nèi)容不同。報告可以是一文一事，作專題性報告；也可以一文數(shù)事，作綜合性報告。請示必須一文一事，便于上級機關(guān)及時審批。如果在一份請示中寫了幾件事項，上級機關(guān)在審核時可能會因為有些事項尚需研究而不能立即批復(fù)，從而延誤本可立即批復(fù)事項的辦理。
?。?）行文目的不同。報告的目的只是為了讓上級機關(guān)了解掌握情況，或者提出意見、建議，一般無需上級機關(guān)批準。請示的目的是為了得到上級機關(guān)的審核、批準，必須要求上級機關(guān)及時給予批復(fù)。
（4）處理方式不同。與下級機關(guān)發(fā)出報告和請示的目的不同相對應(yīng)，上級機關(guān)在收到報告和請示時的處理方式也不同。對報告一般只作為“閱件”在一定范圍內(nèi)傳閱，然后立卷歸檔。而對請示則無論同意與否，都必須及時批復(fù)。
?。?）行文重心不同。報告是陳述性公文，以敘事為主。請示是請示性公文，以說理為主。
九、批復(fù)與指示的區(qū)別
?。?）行文范圍不同。指示適用于對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則，面向所屬的下級機關(guān)。批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項，面向來文請示的下級機關(guān)。
?。?）行文原因不同。指示是上級機關(guān)根據(jù)實際的需要主動行文。批復(fù)是上級機關(guān)應(yīng)下級機關(guān)的請示被動行文。
?。?）行文篇幅不同。指示一般內(nèi)容豐富，篇幅較長，常常分條列項寫。批復(fù)一般內(nèi)容單一，有的三言兩語，短小精悍；即使分條開列，篇幅也不會很長。
十、行政公文辦理
?。?）收文辦理包括簽收、啟封、收文登記、審核、分文、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、注辦12個環(huán)節(jié)。
（2）發(fā)文辦理包括擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對、用印與簽署、分發(fā)、裝封、發(fā)送10個環(huán)節(jié)。
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